Article 7 du Règlement intérieur

‐ Un comité de suivi individuel du doctorant (CSI) est obligatoire (arrêté du 26 mai 2016, modifié par l’arrêté du 26 août 2022*), qui « évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche ».

‐ Au sein de E‐S, ce suivi est assuré par deux moyens complémentaires: un comité de suivi scientifique, et un entretien individuel avec un référent (« parrain » de thèse).

‐ Le comité de suivi scientifique doit être composé d’au moins deux chercheurs titulaires d’une HDR (Habilitation à Diriger les Recherches), dont au moins un est extérieur à l’université Bourgogne Franche‐Comté. Il est constitué au début de la thèse. Ce comité doit s’entretenir avec le doctorant une fois par an, avant la réinscription pour l’année suivante, et examiner l’avancée scientifique de la thèse. Le(s) directeur(s) de thèse sont autorisés à suivre cet entretien. Cependant, deux temps devront OBLIGATOIREMENT être aménagés :

      i/ un premier temps pour une discussion entre les membres de ce comité extérieurs à l’encadrement et le doctorant, EN DEHORS DE LA PRESENCE DES DIRECTEURS DE THESE et

      ii/ un second temps pour un échange entre les membres de ce comité extérieurs à l’encadrement et le(s) encadrant(s), EN DEHORS DE LA PRESENCE DU DOCTORANT(E). Un compte rendu de ces échanges doit être produit, signé par ses membres et par le doctorant et obligatoirement joint à chaque demande de réinscription.

‐ Pour les dérogations en vue d’une inscription en 4ème  année, le rapport doit obligatoirement expliciter et

justifier la demande de prolongation.

‐ Les membres du comité de suivi scientifique ne pourront pas être rapporteurs de la thèse, mais pourront

participer en tant que membres du jury.

‐ En fin de première année de thèse, un « référent » (membre du conseil de l’ED ou un chercheur mandaté par le conseil), étranger au laboratoire où se déroule la thèse, aura un entretien particulier avec le doctorant, où les conditions de déroulement de la thèse seront débattues (hors aspect scientifique). Le but de cet entretien est, comme l’indique la loi de « … évaluer les conditions de formation, et … veiller à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement ». Les directeurs de thèse ne participent pas à cet entretien (article 13 du texte du 26 mai 2016). Le référent de thèse deviendra ainsi un référent moral, auquel le doctorant pourra faire appel à tout moment au cours de sa thèse en cas de problème grave. La date de cet entretien sera fixée entre le référent et le doctorant.

‐ Un compte rendu de cet entretien est réalisé par le référent, visé par le doctorant, transmis à la direction de l’ED. Il devra être obligatoirement être envoyé avant la première demande de réinscription du doctorant. Il sera confidentiel et ne sera pas transmis au directeur de thèse par l’ED.

‐ En cas de difficulté, le référent tente en première instance de trouver une solution en discutant avec le doctorant et en le conseillant. Il est ensuite le premier interlocuteur privilégié pour un entretien avec le directeur de thèse, si cela s’avère nécessaire, et en accord avec le doctorant. En cas de conflit, ou de difficulté ne pouvant se résoudre par de simples discussions, la direction de l’unité du doctorant devra être contactée, ainsi que la direction de l’ED. Une médiation pourra être mise en place, avec l’appui du référent et de ces différents interlocuteurs.

– Vous pouvez vous entretenir avec votre référent lorsque vous le souhaitez. A partir de la deuxième année et avant chaque réinscription, vous devez prendre contact avec lui par le moyen de votre choix (courriel, téléphone) pour lui indiquer si vous rencontrez des difficultés ou non. Vous aurez à indiquer à chaque réinscription en complétant le formulaire simplifié qui devra être signé par vous-même et votre référent si vous avez pris contact avec votre lui. Si vous en ressentez le besoin, vous solliciterez un entretien avec votre référent. [1]

[1] * Arrêté du 26 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat (NOR : ESRS2220637A; JORF n°0201 du 31 août 2022 (texte n° 19)

** l’inscription en 4ème année doit aussi se conformer à l’obligation d’un doctorat avec financement, selon l’article 5 du règlement intérieur de l’ED-ES.