Toute la procédure de soutenance se fait sur le logiciel ADUM  au moins deux mois avant la soutenance.

                      – Procédure de soutenance (Français / Anglais )

                      – Tutoriel de soutenance ADUM (Français / Anglais )

Toutes les informations sont également disponibles sur le site du collège doctoral : https://collegedoctoral.ubfc.fr/these/soutenance/

 

Tout retard (à quelque moment que ce soit) pourra entraîner un report de la soutenance par rapport aux dates prévues. 

Contact :   Dijon : Christelle CAILLOT    /  Besançon : Martine GAUTHERON

PROCÉDURE DE SOUTENANCE

COMPOSITION DU JURY (pdf)

Le doctorant rempli sur ADUM la composition de son jury : Directeur de thèse, examinateurs, rapporteurs, invité.

Son directeur valide ensuite sur ADUM la composition puis l’ED valide à son tour.

L’ED demande au doctorant les « documents avant soutenance » suivants :

  • Formulaire de Demande d’autorisation de soutenance de thèse (proposition de rapporteurs – jury) – générée depuis ADUM et signée par le Directeur de thèse et le directeur de l’unité de recherche
  • Carnet Individuel de Compétences (PDF)  +  le récapitulatif des formations suivies
  • Au moins une publication acceptée, où le doctorant apparaît en 1er auteur
  • Formulaire Dépôt électronique de thèse avant soutenancegénéré depuis ADUM

Les rapporteurs doivent recevoir le manuscrit deux mois avant la soutenance.

Pour gagner du temps, le doctorant peut envoyer directement son manuscrit papier aux rapporteurs qui le recevront parallèlement via ADUM par le BED une fois les documents (cités ci-dessus) transmis.

Thèse sur articles: faire au préalable la demande de dérogation (sous forme de lettre) auprès du directeur de l’ED signée par le doctorant et  co-signée par le/la Directeur/rice de thèse.

Soutenance à huis clos (thèse confidentielle) : Exceptionnellement, la soutenance peut se tenir à huis clos pour des raisons de confidentialité. Dans ce cas, le directeur de thèse doit compléter et transmettre à l’ED le formulaire de demande d’autorisation de soutenance à huis clos – générée depuis ADUM , pour avis du directeur de l’ED et décision du président d’UBFC.

Langue de la thèse : le français est la langue officielle de rédaction et de soutenance. Pour une rédaction et/ou une soutenance dans une autre langue, une demande écrite (signée par le doctorant et directeur/rice de thèse) doit être faite au préalable auprès de l’ED. Quand l’autorisation de rédaction en langue étrangère est accordée, le manuscrit doit contenir un résumé substantiel en français (au moins 20 pages).  Ceci ne s’applique pas pour les thèses en cotutelle car la langue de rédaction et soutenance est prévue dans la convention.

Le Directeur de l’ED ES se réserve le droit de ne pas signer les propositions de désignation de rapporteurs lorsque la date de dépôt ne permet pas aux pré-rapporteurs de travailler dans de bonnes conditions et de rendre leur rapport un mois avant la date de soutenance.

Les rapporteurs doivent recevoir le manuscrit deux mois avant la soutenance. Pour gagner du temps, le doctorant peut envoyer directement son manuscrit papier aux rapporteurs qui le recevront parallèlement via ADUM par le BED une fois les documents (cités ci-dessus) seront transmis.

  • Après avis du directeur de l’ED, les rapporteurs sont ensuite nommés par le président de l’université.
  • Leur rapport signé doit être déposé sur ADUM par le rapporteur, au moins un mois avant la date de soutenance prévue. Il est reçu simultanément par le doctorant, son équipe d’encadrement, l’ED.
  • Chaque rapport sera visé par le directeur de l’ED, qui transmet à l’université.
  • S’ils sont favorables, le président de l’UBFC donnera son autorisation à la soutenance, convoquera le jury en vue de la soutenance.

ATTENTION : Les rapports doivent parvenir à l’Ecole Doctorale un mois avant la date de soutenance. Toutefois, si les rapports ne sont pas parvenus au Bureau des Etudes Doctorales  au plus tard 10 jours avant la date de soutenance, le Directeur du Pôle Recherche, après en avoir informé la Vice-Présidente déléguée à la Recherche, avisera le Directeur de thèse, l’Ecole Doctorale et le doctorant du report de la soutenance.

–          un président est désigné parmi les membres du jury

–          le président du jury est obligatoirement de rang A (professeur, professeur des universités – praticien hospitalier, directeur de recherche – selon l’arrêté du 15 juin 1992 fixant la liste des corps de fonctionnaires assimilés aux professeurs des universités).

Ne peuvent pas être Président de jury : le directeur de thèse, le codirecteur de thèse, un maître de conférences HDR ou un chargé de recherche HDR  ;

–          à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats. Dans cette configuration, le président et le doctorant doivent être dans une même salle. Les membres du jury en visioconférence doivent signer une délégation de signature (voir « cas particuliers » en bas de page)

–          dans l’hypothèse où un ou plusieurs membres du jury seraient dans l’impossibilité de participer à la soutenance, la composition du jury restant (au minimum 4) doit satisfaire aux exigences décrites plus haut, à savoir au moins 50% de membres extérieurs et 50% de membres de rang A ou assimilés ;

–          le directeur de thèse participe au jury mais ne prend pas part à la décision finale.

Le directeur de thèse doit se munir des imprimés indispensables au bon déroulement de la soutenance. Les originaux du procès-verbal et du rapport de soutenance dans son intégralité doivent être transmis à l’Ecole Doctorale au plus tard 15 jours après la soutenance. Dans le cas où un ou plusieurs membres du jury participent à la soutenance par visioconférence, le président du jury devra avoir reçu au préalable l’ensemble des délégations de signature des membres du jury en visioconférence, afin que le procès-verbal soit effectivement signé par tous les membres – lien vers visioconférence.

Rapport de soutenance – à récupérer depuis votre espace personnel ADUM :

–      être rédigé par le président du jury ;

–      comporter les appréciations du jury ;

–      être contresigné par tous les membres du jury y compris le directeur de thèse.

Le Procès verbal de soutenance – à récupérer depuis votre espace personnel ADUM – doit être complété dans son intégralité et faire apparaître clairement :

–      le titre de la thèse, qui doit être identique sur tous les documents (désignation des rapporteurs, mémoire et rapport de soutenance) ;

–      le nom du président du jury ;

–      les noms, prénoms et grades exacts de tous les membres du jury, y compris le directeur de thèse ;

–      les signatures de tous les membres présents du jury, à l’exception du directeur de thèse ;

–      l’avis du jury sur la reproduction de la thèse ;

–      l’admission ou l’ajournement.

Le docteur dépose dans les 3 mois sur ADUM le manuscrit définitif ainsi qu’un exemplaire papier des documents ci-dessous à l’Ecole Doctorale (corrections faites si demandées par le jury) – et ce même pour une thèse confidentielle. 

  • Formulaire de dépôt de thèse soutenue (lien à télécharger dans un mail reçu d’ADUM)
  • le manuscrit corrigé et définitif de sa thèse (un exemplaire papier relié – spirale ou thermocollé).

Pour obtenir son diplôme, les 4 étapes précédentes doivent être réalisées.

Le manuscrit : Attention : il est important que vous utilisiez le modèle de page de garde UBFC et que vous y indiquiez, suite à la soutenance, quel membre du jury a été désigné comme président du jury.

Il faut compter entre 3 et 6  mois après le dépôt du manuscrit et du formulaire de thèse soutenue à l’Ecole doctorale pour l’obtenir au Bureau des Etudes Doctorales (sur place ou envoi recommandé sur demande).

Soutenance dématérialisée en raison du COVID : voir site du collège doctoral


Soutenance en visioconférence (formulaire délégation signature format word) . Rappel : à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer
à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats. Dans cette configuration, le président et le doctorant doivent être dans une même salle.

Membre du jury absent non comptabilisé : Dans l’hypothèse où l’absence n’a pas été anticipée et si cette absence n’est pas justifiée, le membre du jury ne sera pas pris en compte. La composition du jury restant (au minimum 4) doit satisfaire aux exigences décrites plus haut, à savoir au moins 50% de membres extérieurs et 50% de membres de rang A ou assimilés.

Membre du jury absent pouvant néanmoins participer au jury : Le jury doit rester conforme à la réglementation (au moins la moitié de rangs A selon l’arrêté du 15 juin 1992 et la moitié d’extérieurs à UBFC). Le directeur de thèse doit informer l’ED de l’absence d’un membre du jury dès qu’il en a connaissance pour permettre de mettre en place la procédure suivante :
– le membre du jury concerné doit envoyer un rapport (s’il était rapporteur, son pré-rapport suffit) et une liste de questions qu’il aurait posées au candidat s’il avait été présent ;
– le directeur de thèse se munit du formulaire «ANNEXE AU PROCES-VERBAL DE SOUTENANCE DE DOCTORAT – ATTESTATION MEMBRE DE JURY ABSENT», qui devra être signé par lui-même et le président du jury à l’issue de la soutenance ;
– le rapport et les questions seront lus au cours de la soutenance par le président du jury ;
– l’attestation et la liste des questions devront être annexées au procès-verbal de soutenance.

Les personnalités extérieures invitées à la soutenance ne doivent pas apparaître sur les documents, ni signer les rapports.   

Thèse sur articles : faire au préalable la demande auprès du directeur de l’ED par une lettre co-signée par votre encadrant.

Soutenance à huis clos : Exceptionnellement, la soutenance peut se tenir à huis clos pour des raisons de confidentialité. Dans ce cas, le directeur de thèse doit compléter et transmettre à l’ED le formulaire de demande d’autorisation de soutenance à huis clos – générée depuis ADUM , pour avis du directeur de l’ED et décision du président d’UBFC.

Sur le site de Dijon :

Christelle CAILLOT
1er étage aile Sud, Bureau 120, Bâtiment Gabriel – DIJON
Tél : 03.80.39.38.60

 

Sur le site de Besançon :

Martine GAUTHERON
Université de Bourgogne Franche-Comté, 32 avenue de l’observatoire – BESANCON
Tél : 03.63.08.22.13