La soutenance d’HDR avec la participation d’un ou plusieurs membres du jury en visioconférence est autorisée si les conditions suivantes sont remplies :

–       le candidat à l’HDR est physiquement présent dans la salle de soutenance qui se situe dans des locaux d’enseignement supérieur ou de recherche ;

–       seul un membre du jury physiquement présent dans la salle de soutenance peut être choisi comme président par les autres membres du jury. Ainsi, dans la salle de soutenance doivent être présents au minimum, le candidat et le président du jury ;

–       les membres du jury en visioconférence doivent être seuls dans la pièce. Le public n’est admis que dans la salle de soutenance.

Le recours à la visioconférence doit rester exceptionnel pour éviter au maximum les problèmes techniques pouvant perturber la soutenance.

Matériel requis :

La visioconférence devra être faite à partir de matériel professionnel.

En cas de défaillance technique du matériel avant le début de la soutenance (coupure informatique ou électrique prolongée, …), la soutenance ne pourra avoir lieu que si les conditions habituelles pour sa validité sont respectées ainsi que la conformité de la composition du jury (voir procédure soutenance HDR). Cette conformité est établie par le président du jury.

L’École Doctorale (ED) doit être informée par le président du jury d’un éventuel dysfonctionnement, même si les conditions de soutenance sont respectées.

 Au moins un membre du jury présent dans la salle de soutenance doit avoir la possibilité de se connecter à une messagerie électronique pour pouvoir échanger si besoin des documents avec la salle en visioconférence.

Opérations préalables :

Lors du dépôt du formulaire de désignation du jury (soit au moins deux mois avant la date de soutenance), le candidat à l’HDR informe l’ED de la soutenance en visioconférence, avec mention des membres concernés (voir fiche « désignation du jury »).

Il est de la responsabilité du candidat à l’HDR de s’assurer, avec l’aide du responsable technique de la salle de visioconférence, que les conditions matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la visioconférence sont réunies (en particulier avec des tests préalables).

Une semaine avant la soutenance :

Les membres du jury assistant à la soutenance en visioconférence devront remettre au candidat à l’HDR  le formulaire de délégation de signature qu’ils auront reçu avec leur convocation. Ces délégations doivent être remises au président du jury par le candidat à l’HDR au début de la soutenance.

 Le jour de la soutenance :

ATTENTION Il faut un minimum de cinq membres présents (ou en visioconférence) pour que la soutenance d’HDR soit validée. En cas d’absence d’un membre du jury et sans un minimum de 5 membres présents (ou en visioconférence), la soutenance ne pourra pas avoir lieu et devra être reportée.

Le candidat à l’HDR envoie à tous les membres de son jury en visioconférence le texte et/ou le diaporama de sa présentation avec éventuellement une liste des errata du manuscrit déposé.

Concernant la rédaction du procès-verbal de soutenance ainsi que du rapport de soutenance, et les signatures des membres du jury, les règles suivantes s’appliquent :

–       la rédaction du procès-verbal suit les règles habituelles de soutenance. Le procès-verbal est complété à l’issue de la soutenance par le président du jury ;

–       le procès-verbal de soutenance et le rapport de soutenance doivent être signés par tous les membres physiquement présents lors de la soutenance (à l’exception du PV qui ne peut être signé par le directeur de thèse) et le président du jury signe par délégation pour les membres en visioconférence en indiquant la mention « présents par visioconférence » sur le procès-verbal, conformément aux délégations de signature remises par le directeur de thèse (ou le candidat à l’HDR) ;

–       les documents sont remis à l’ED selon les procédures habituelles ;

–       l’attestation de réussite au diplôme est délivrée par le BED dans les mêmes conditions qu’une soutenance classique.