Pour pouvoir soutenir il faut :

• faire 120h de formations (sauf cas particuliers) dont 30h liées à l’insertion professionnelle et 9h de formation liée à l’éthique de la recherche et intégrité scientifique
• avoir un article (ou revue) en 1er auteur accepté ou publié ou co-auteur du brevet (voire l’inventeur principal)
• 2 rapporteurs donnent un avis favorable pour la soutenance

– page de garde – modèle à utiliser (document) également disponible sur le site du collège doctoral : https://collegedoctoral.ubfc.fr/these/soutenance/

– Thèse en anglais : faire au préalable la demande auprès du secrétariat de l’ED ES à l’attention de la direction de l’ED du site concerné (P. Cayot pour Dijon et N. Bernard pour Besançon) par une lettre co-signée par vous et votre encadrant de thèse. Quand l’autorisation de rédaction en langue étrangère est accordée, le manuscrit doit contenir un résumé substantiel en français (au moins 15 – 20 pages). 

Ceci ne s’applique pas pour les thèses en cotutelle car la langue de rédaction et soutenance est prévue dans la convention.

Langue de la thèse : le français est la langue officielle de rédaction et de soutenance. Pour  une soutenance dans une autre langue,  une demande écrite (signée par le doctorant et directeur/rice de thèse) doit être faite au préalable auprès de l’ED.

Le manuscrit de thèse comporte 3 parties :

I) Etat de l’art exhaustif qui fait le bilan des connaissances connues, dans la bibliographie accessible concernant le sujet de thèse

II) Matériel et Méthodes : description de toutes les méthodes utilisées dans les protocoles expérimentaux mais aussi une revue bibliographique qui permet d’exposer les principes fondamentaux derrière les outils et méthodes

III) Présentation des  résultats comprenant leur description et leur analyse, une discussion et une synthèse proposant un modèle de science servent à défendre une thèse.

Pour vous prémunir de tout problème de copyright, si les journaux dans lesquels vous avez publié ne sont pas en version “open access”, nous vous conseillons d’inclure les manuscrits Word de ces papiers dans votre manuscrit de thèse, plutôt que les pdf des articles.

Le directeur de thèse ou le doctorant prend contact avec l’école doctorale pour vérifier de manière informelle la conformité avec les règles en vigueur du choix des rapporteurs et de la composition prévisionnelle du Jury qu’il pressent (y compris le président).

Une fois la composition validée sur adum (2 mois avant la soutenance, il n’est plus possible d’en changer)

DÉSIGNATION DES RAPPORTEURS

Les rapporteurs doivent :

– être au moins deux
– être extérieurs à UBFC
– être titulaires de l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) ou équivalence sur la base de leurs compétences scientifiques
– ne pas avoir fait parti du comité de suivi scientifique de thèse (CSST)
– appartenir à des unités de recherche différentes
– ne pas avoir de publication commune (publiée, en rédaction ou en soumission).

En cas de proposition d’un chercheur étranger ou, à titre exceptionnel, d’un rapporteur non HDR, le directeur de thèse fournit au secrétariat le CV du rapporteur pressenti pour approbation par le directeur de l’ED.
Les rapporteurs ont accès à votre manuscrit de thèse et il leur est demandé de déposer sur ADUM leur rapport signé, dans un délai d’un mois et au plus tard 14 jours avant la soutenance sous peine de report de cette dernière.

Le doctorant ou le directeur de thèse prend contact de manière informelle avec les rapporteurs et les membres du Jury pressenti et fixe avec eux une date de soutenance prévisionnelle.

Le directeur de thèse convient avec les membres du Jury pressentis et les rapporteurs des modalités de prise en charge des divers coûts liés à la participation aux Jurys.

Le doctorant, ou son directeur de thèse, réserve une salle pour la date prévisionnelle de la soutenance. Si la date de soutenance prévisionnelle est déplacée, il annule la première réservation et réserve la salle pour une nouvelle date.

La salle réservée pour la soutenance doit permettre l’accueil du public (règles d’hygiène et sécurité) et être en accès libre sans restriction, sauf si une dérogation au caractère public de la soutenance a été accordée par le chef d’établissement.

COMPOSITION DU JURY (pdf)

Attention à la fermeture estivale.

Pour une soutenance en septembre, il faut que les rapports des rapporteurs arrivent avant la fermeture administrative (mi-juillet), il faut donc lancer ses démarches sur adum mi juin au plus tard.

Pour une soutenance en octobre, il faut obligatoirement lancer la procédure sur adum avant mi-juillet

La soutenance de thèse est l’élément final du doctorat. Dans la procédure qui conduit à cette soutenance (date de la soutenance, choix des rapporteurs, du jury…), l’ED veille à faire respecter les règles nationales et les règles propres à chacun des établissements partenaires. Les formalités administratives doivent être entreprises au plus tard 2 mois avant la date de soutenance prévue

Pour vous guider dans la préparation de votre soutenance sur ADUM, nous vous invitons à consulter :

• Les étapes de la procédure de soutenance
• Tutoriel de soutenance

Le doctorant rempli sur ADUM la composition de son jury.

Selon l’arrêté du 25 mai 2016 (art 18), la direction de thèse ne prend pas part à la décision.

Les membres du CSST peuvent être examinateurs mais pas rapporteurs.

DEUX MOIS AVANT LA SOUTENANCE, le doctorant dépose sur adum son manuscrit ainsi que  les “documents avant soutenance” suivants :

• Carnet Individuel de Compétences (doc) 
• Le récapitulatif des formations suivies (téléchargeable sur votre espace adum)
  NB: Formation “éthique à la recherche et intégrité scientifique “: il faut OBLIGATOIREMENT faire 9h minimum (arrêté ministériel du 25 mai 2016), sinon la soutenance n’est pas autorisée.
• Au moins une publication acceptée ou publiée, où le doctorant apparaît en 1er auteur
  

Son directeur valide ensuite sur ADUM la composition puis l’ED valide à son tour.

Les rapporteurs doivent recevoir le manuscrit deux mois avant la soutenance.

Le Directeur de l’ED ES se réserve le droit de ne pas signer les propositions de désignation de rapporteurs lorsque la date de dépôt ne permet pas aux rapporteurs de travailler dans de bonnes conditions et de rendre leur rapport un mois avant la date de soutenance.

1) Soutenance en visioconférence

(formulaire délégation signature format word) .

Rappel : à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats. Dans cette configuration, le président et le doctorant doivent être dans une même salle.

2)

Membre du jury absent non comptabilisé : Dans l’hypothèse où l’absence n’a pas été anticipée et si cette absence n’est pas justifiée, le membre du jury ne sera pas pris en compte. La composition du jury restant (au minimum 4) doit satisfaire aux exigences décrites plus haut, à savoir au moins 50% de membres extérieurs et 50% de membres de rang A ou assimilés.

Membre du jury absent pouvant néanmoins participer au jury : Le jury doit rester conforme à la réglementation (au moins la moitié de rangs A selon l’arrêté du 15 juin 1992 et la moitié d’extérieurs à UBFC). Le directeur de thèse doit informer l’ED de l’absence d’un membre du jury dès qu’il en a connaissance pour permettre de mettre en place la procédure suivante :
– le membre du jury concerné doit envoyer un rapport (s’il était rapporteur, son pré-rapport suffit) et une liste de questions qu’il aurait posées au candidat s’il avait été présent ;
– le directeur de thèse se munit du formulaire «ANNEXE AU PROCES-VERBAL DE SOUTENANCE DE DOCTORAT – ATTESTATION MEMBRE DE JURY ABSENT», qui devra être signé par lui-même et le président du jury à l’issue de la soutenance ;
– le rapport et les questions seront lus au cours de la soutenance par le président du jury
– l’attestation et la liste des questions devront être annexées au procès-verbal de soutenance.

Les personnalités extérieures invitées à la soutenance ne doivent pas apparaître sur les documents, ni signer les rapports.   

3) Soutenance à huis clos (thèse confidentielle)

Exceptionnellement, la soutenance peut se tenir à huis clos pour des raisons de confidentialité. Dans ce cas, le directeur de thèse doit compléter et transmettre à l’ED le formulaire de demande d’autorisation de soutenance à huis clos – générée depuis ADUM , pour avis du directeur de l’ED et décision du président d’UBFC.

Le doctorant doit faire remplir les accords de confidentialités aux membres participants à la soutenance :

• rapporteurs (doc)
• jury (doc)
• invités (doc)

Documents demandés :

Les rapporteurs doivent recevoir le manuscrit deux mois avant la soutenance. Pour gagner du temps, le doctorant peut envoyer directement son manuscrit papier aux rapporteurs qui le recevront parallèlement via ADUM par le BED une fois les documents (cités ci-dessus) seront transmis.

• Après avis du directeur de l’ED, les rapporteurs sont ensuite nommés par le président de l’université.
• Leur rapport signé doit être déposé sur ADUM par le rapporteur, au moins un mois avant la date de soutenance prévue. Il est reçu simultanément par le doctorant, son équipe d’encadrement, l’ED.
• Chaque rapport sera visé par le directeur de l’ED, qui transmet à l’université.
• S’ils sont favorables, le président de l’UBFC donnera son autorisation à la soutenance, convoquera le jury en vue de la soutenance.

ATTENTION : Les rapports doivent parvenir à l’Ecole Doctorale un mois avant la date de soutenance. Toutefois, si les rapports ne sont pas parvenus au Bureau des Etudes Doctorales  au plus tard 14 jours avant la date de soutenance, le Directeur du Pôle Recherche, après en avoir informé la Vice-Présidente déléguée à la Recherche, avisera le Directeur de thèse, l’Ecole Doctorale et le doctorant du report de la soutenance.

–          un président est désigné parmi les membres du jury

–          le président du jury est obligatoirement de rang A (professeur, professeur des universités – praticien hospitalier, directeur de recherche – selon l’arrêté du 15 juin 1992 fixant la liste des corps de fonctionnaires assimilés aux professeurs des universités).

–          Un rapporteur peut être président s’il est de rang A.

Ne peuvent pas être Président de jury : le directeur de thèse, le codirecteur de thèse, un maître de conférences HDR ou un chargé de recherche HDR  ; un professeur émérite

–          à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats. Dans cette configuration, le président et le doctorant doivent être dans une même salle. Les membres du jury en visioconférence doivent signer une délégation de signature (voir “cas particuliers” en bas de page)

–          dans l’hypothèse où un ou plusieurs membres du jury seraient dans l’impossibilité de participer à la soutenance, la composition du jury restant (au minimum 4) doit satisfaire aux exigences décrites plus haut, à savoir au moins 50% de membres extérieurs et 50% de membres de rang A ou assimilés ;

–          le directeur de thèse participe au jury mais ne prend pas part à la décision finale.

Le directeur de thèse doit se munir des imprimés indispensables au bon déroulement de la soutenance (dont le PV et le rapport de soutenance disponible sur son espace ADUM).

Les originaux du procès-verbal et du rapport de soutenance dans son intégralité doivent être transmis à l’Ecole Doctorale au plus tard 15 jours après la soutenance. Dans le cas où un ou plusieurs membres du jury participent à la soutenance par visioconférence, le président du jury devra avoir reçu au préalable l’ensemble des délégations de signature des membres du jury en visioconférence, afin que le procès-verbal soit effectivement signé par tous les membres – lien vers visioconférence.

Rapport de soutenance doit :

–      être rédigé par le président du jury et signé par lui;

–      comporter les appréciations du jury ;

–      être contresigné par tous les membres du jury y compris le directeur de thèse.

–      indiquer si le doctorant a prêté serment ou pas (le serment n’est pas obligatoire)

Le Procès verbal de soutenance doit être complété dans son intégralité et faire apparaître clairement :

–      le titre de la thèse, qui doit être identique sur tous les documents (désignation des rapporteurs, mémoire et rapport de soutenance) ;

–      le nom du président du jury ;

–      les noms, prénoms et grades exacts de tous les membres du jury, y compris le directeur de thèse ;

–      les signatures de tous les membres présents du jury, à l’exception du directeur de thèse ; le président du jury doit signer deux fois

–      l’avis du jury sur la reproduction de la thèse ;

–      l’admission ou l’ajournement.

« Art. 19 bis. – A l’issue de la soutenance et en cas d’admission, le docteur prête serment, individuellement en s’engageant à respecter les principes et exigences de l’intégrité scientifique dans la suite de sa carrière professionnelle, quel qu’en soit le secteur ou le domaine d’activité :

«Le serment des docteurs relatif à l’intégrité scientifique est le suivant: «“En présence de mes pairs. «“Parvenu(e) à l’issue de mon doctorat en [xxx], et ayant ainsi pratiqué, dans ma quête du savoir, l’exercice d’une recherche scientifique exigeante, en cultivant la rigueur intellectuelle, la réflexivité éthique et dans le respect des principes de l’intégrité scientifique, je m’engage, pour ce qui dépendra de moi, dans la suite de ma carrière professionnelle quel qu’en soit le secteur ou le domaine d’activité, à maintenir une conduite intègre dans mon rapport au savoir, mes méthodes et mes résultats.”»

Le docteur dépose dans les 3 mois sur ADUM son manuscrit définitif 

Sur la page de garde (modèle à utiliser) vous y indiquez, suite à la soutenance, quel membre du jury a été désigné comme président du jury.

Pour obtenir son diplôme, les 4 étapes précédentes doivent être réalisées.

Le manuscrit : Attention : il est important que vous utilisiez le modèle de page de garde UBFC et que vous y indiquiez, suite à la soutenance, quel membre du jury a été désigné comme président du jury.

Il faut compter entre 3 et 6  mois après le dépôt du manuscrit et du formulaire de thèse soutenue à l’Ecole doctorale pour l’obtenir au Bureau des Etudes Doctorales (sur place ou envoi recommandé sur demande).

Délivrance du diplôme : descriptif PDF

Sur le site de Dijon :

Christelle CAILLOT
1er étage aile Sud, Bureau 120, Bâtiment Gabriel – DIJON
Tél : 03.80.39.38.60

Sur le site de Besançon :

Martine GAUTHERON
Université de Bourgogne Franche-Comté, 32 avenue de l’observatoire – BESANCON
Tél : 03.63.08.22.13